Le Centre d’Information et de Documentation sur les Collectivités Locales au Bénin (CIDOCOL) a été mis en place en Septembre 1995. Sa première mission est d’assurer le renforcement du processus de la décentralisation au niveau des 77 Sous-Préfectures /Circonscriptions Urbaines appelées à devenir des communes autogérées à travers la mise en place d’un meilleur système d’information.

Le CIDOCOL est une structure résultant du Projet tripartite bénino-franco-allemand d’appui à la décentralisation/déconcentration. Sur le plan organisationnel, le CIDOCOL est en partenariat avec le Programme de Développement Municipal (PDM) qui abrite aussi ces bureaux et sa salle de lecture situés au Quartier Gbégamey Place Bulgarie , au è étage de l’Immeuble Recette SBEE.

Le CIDOCOL fonctionne comme une structure d’accueil et de prestations de services en matière d’information, de documentation intra-communale à l’intention des élus locaux, des administrateurs et de l’ensemble des acteurs de développement au niveau local et la société civile.

LE SERVICE DOCUMENTAIRE

• Le CIDOCOL dispose d’une salle de documentation qui offre aux usagers des documents riches et variés. Le fonds documentaire est constitué de monographies, rapports de séminaires, mémoires et d’autres publications périodiques et regroupés par grands thèmes comme notamment la Décentralisation/Déconcentration, Développement local, les Finances locales et publiques, l’Environnement et l’Urbanisme, la Coopération décentralisée etc.. On y compte au total environ 450 titres. Ce fonds documentaire est stocké et géré à partir d’une base de données créée sous le logiciel CDS-ISIS de l’UNESCO.

• On y retrouve aussi pour chaque circonscription administrative (sous-préfectures/circonscriptions urbaines ou futures communes) des classeurs comportant des informations spécifiques sur chaque localité. Soit au total 77 classeurs correspondant aux 77 communes du Bénin.

BENEFICIAIRES DES SERVICES DU CIDOCOL

•  Les agents de développement au niveau local

•  Les élus locaux

•  Les administrateurs

•  Les étudiants des universités du Bénin et d’ailleurs

•  Toutes les personnes qui s’intéressent à la question de la décentralisation

CONDITIONS D’ACCES

L’accès au CIDOCOL est libre et gratuit. Les documents sont consultés sur place avec possibilité de faire des photocopies.

Un catalogue des documents disponibles permet de faire le choix. L’équipe du CIDOCOL est à l’entière disposition du public pour le service.

HEURES D’OUVERTURE

Le CIDOCOL s’ouvre du Lundi au Vendredi le matin de 9h à 12h30 et les après-midis de 15h à 18h.

LE SERVICE DES PUBLICATIONS

Depuis son installation en Septembre 1995, le CIDOCOL édite et met à disposition régulièrement des élus locaux et autres acteurs intervenant dans le domaine de la décentralisation, une gamme de publications périodiques distribuées gratuitement pour certaines et pour les autres cédées à une modique somme en guise de soutien.

PROGRAMME D’APPUI A LA GESTION DOCUMENTAIRE DANS LES COLLECTIVITES LOCALES (PAGD)

Le constat amer de la mauvaise gestion des documents dans l’Administration locale a conduit le CIDOCOL à la conception d’une activité visant à aider l’administration locale à améliorer ses services en matière d’information. Il s’agit du Programme d’Appui à la Gestion Documentaire dans les Collectivités Locales (PAGD). Jusqu’à la mise en place de ce programme, l’on se posait la question de savoir :

•  Comment la future commune pourrait-elle satisfaire le droit à l’information de ses citoyens ?

•  Comment les agents peuvent-ils travailler efficacement sans disposer d’une bonne documentation et d’un bon système de communication interne à l’administration ?

•  Comment un opérateur économique peut-il décider d’investir dans une localité sans avoir des informations fiables sur les potentialités naturelles de cette localité ?

Mais pouvait-on répondre à ces différentes préoccupations dans une administration où les dossiers entiers, des textes législatifs et réglementaires, les actes administratifs sont parqués pèle mêle ; des documents sont détruits par les termites, cafards et rongeurs. C’est eu égard à ces multiples interrogations et constats qu’a été conçu le Programme d’Appui à la Gestion documentaire dans les collectivités locales au Bénin.

L’approche conceptuelle

Ce programme a été élaboré avec les Sous-Préfectures/Circonscriptions urbaines appelées à devenir futures communes. Des séries de visites planifiées et effectuées ont permis d’asseoir un plan de réorganisation des archives et la mise en place du service de la documentation et de l’information. Le programme s’est développé autour de la formation des chefs bureaux assortie des séances pratiques ayant conduit à la mise en place des Bureaux d’Archives, de Documentation et d’Information (BADI) dans les circonscriptions administratives. Au total, sur les 77 communes que compte le Bénin, 76 sont dotées d’un Bureau d’Archives de Documentation et d’Information. Seule Cotonou n’a pas bénéficié de ce programme. Plus de 80 agents ont reçu la formation faisant d’eux des Chefs Bureau Archives, Documentation et Information.

Ces bureaux ainsi installés comportent trois sections à savoir :

•  La section archivesoù sont conservés tous les actes, dossiers et documents administratifs. Elle représente donc la mémoire de l’administration locale.

•  La section documentationcomporte une gamme de documents d’utilité quotidienne dans l’administration. Il s’agit des publications du centre notamment des revues de presse, les textes législatifs, la brochures sur la Réforme de l’Administration Territoriale, et d’autres formes de documents en l’occurrence les mémoires soutenus sur la localité, les rapports de séminaire etc…

•  La section information : Elle tend à mettre à la disposition des usagers, des informations axées sur l’historique, la sociologie, la culture et la situation géographique et économique de la circonscription administrative. Elle s’organise autour de la collecte, du traitement et de la diffusion des informations sur supports visualisés (tableaux, affichage, cartes géographiques).

RESULTATS

Au total sur le terrain, les résultats sont probants. La réorganisation des archives a contribué à l’amélioration des prestations de services aux usagers.

Sur le plan interne, la communication s’est nettement améliorée et les autorités locales ont un accès facile aux documents de prise de décisions. Il se dégage à cet effet un rôle régulateur et de facilitation de la fonction administrative.

Sur le plan externe, des rapports administration-citoyens se sont développés par la mise à disposition des usagers des informations sur l’administration locale, , les décisions, les prestations diverses et surtout la décentralisation …

QUE SE PASSE-T-IL APRES L’INSTALLATION DES BADI ?

Pour assurer le bon fonctionnement et le suivi des BADI des visites régulières sont organisées. Les autorités administratives ont en ce qui les concerne le devoir du contrôle interne de la gestion documentaire.

Plusieurs actions allant dans le sens du renforcement des capacités des C/BADI ont été développées. Il s’agit entres autres de :

•  L’organisation des ateliers de perfectionnement permettant aux C/BADI de se remettre à niveau

•  La mise en réseau de tous les C/BADIs selon l’ère géographique. Au total 6 réseaux ont été formés sur la base de l’ancien découpage territorial. C’est une stratégie pour développer entre eux l’esprit de collaboration, de coopération et d’entraide mutuelle.

•  La formation sur l’approche participative du travail en groupe et l’organisation des journées portes-ouvertes. Elle permet aux C/BADI d’avoir des éléments pour animer des séances de travail, des réunions et même d’organiser les journées portes-ouvertes.

•  L’édition annuelle du prix du meilleur BADI.

•  L’organisation tous les 2 mois d’un espace jeu doté de prix.

Toutes ces actions ont permis de développer au niveau des C/BADI une nouvelle compétence. Ils sont désormais outillés pour animer des séances de sensibilisation au niveau de l’administration. En dehors de leur fonction de gestion des documents (collecte, traitement et classement), ils diffusent et font circuler les informations au sein des services de la SP/CU. Ils informent sur la décentralisation et fournissent la documentation et l’information aux usagers à cet effet. Ils reçoivent des chercheurs, des étudiants, des animateurs d’ONG, des acteurs ou opérateurs de projets de développement en quête d’information sur la vie socio-communautaire.

Pour mieux atteindre les groupes et faciliter l’accès aux informations des populations non-avertis de la décentralisation, des journées portes ouvertes sont organisées dans les BADI avec l’assistance de l’équipe du CIDOCOL.

MODERATION ET ORGANISATION DES ATELIERS

•  Au cours de la réalisation des projets qui consistaient notamment à la formation du groupe cible que sont les chefs des BADI (Bureaux d’Archives, de Documentation et d’information), l’équipe du CIDOCOL a développé une capacité forte dans le domaine de l’organisation, l’animation et la modération des ateliers dans des domaines différents comme la documentation, l’information, la communication mais aussi portant sur tous les aspects de la réforme administrative et la décentralisation tout en intégrant l’aspect genre dans ces types d’activités.
•  L’équipe du Centre est de temps en temps sollicité par d’autres structures (projets, ONG, Fondations, etc.) pour animer des séances d’information et des ateliers de formation sur la décentralisation et autres sujets.