Le projet est mis en œuvre en régie par l’ANCB qui désigne son Directeur Exécutif pour en être le coordonnateur. Les trois autres membres de l’équipe sont recrutés et gérés directement par l’ANCB. Cette option est la plus logique lorsque l’on considère que l’ANCB bénéficie d’un appui permanent de l’AIMF sur la mise en œuvre du PAACOL et que l’équipe de la direction exécutive a été formée sur les procédures administratives et financières de l’Union Européenne. La mise en œuvre directe permet à l’Association de démontrer sa maîtrise des procédures et d’assurer en toute autonomie, la responsabilité d’un financement européen. L’équipe du projet est donc logée dans les locaux de l’ANCB pour une bonne interaction avec l’ensemble du personnel de l’Association. Comme il est de coutume à la direction exécutive de l’ANCB, tous les cadres de l’Association participent à la réunion hebdo qui se tient chaque lundi matin. Les équipes thématiques se retrouvent dans l’après-midi du lundi pour leur planification sectorielle. Ainsi, après la réunion hebdo du lundi matin, le Directeur Exécutif, coordonnateur du projet, se retrouve avec son équipe dans l’après-midi pour discuter des activités du projet. Les moyens de communication comme les emails et whatsapp (il est créé un groupe whatsapp pour l’équipe du projet) sont également mis à contribution au niveau de l’équipe pour la circulation de l’information. Toutefois, la mise en œuvre du projet n’est pas seulement le fait de l’équipe qui est mise en place. Cette équipe légère ne fait que coordonner les activités qui sont mises en œuvre par l’ensemble du personnel de l’ANCB.
Bien que la comptabilité du projet soit tenue de façon séparée (avec un compte bancaire dédié au projet), les contrôles sont les mêmes que ceux qui se déroulent actuellement à l’ANCB. En effet, les dépenses proposées par la direction exécutive sont exécutées sur la base des chèques signés par le Président et le Trésorier Général de l’Association (cosignature). Aucun chèque n’est signé si la dépense ne figure préalablement au budget ou ne fasse l’objet d’une dérogation spéciale de la part du partenaire. En dehors de ce premier filtre, l’ANCB dispose de deux commissaires aux comptes qui examinent annuellement les comptes de l’Association et en rendent compte au Conseil National. En plus de ce contrôle interne, les comptes de l’ANCB sont audités chaque année par un cabinet d’audit indépendant qui est mis à disposition grâce à l’appui financier de la Coopération Suisse.
En ce qui concerne l'évaluation finale du présent projet, il est prévu une évaluation à la fin de l’action, évaluation qui entre dans le cadre de l’évaluation finale du PADT.
S’il est vrai que l’équipe du projet travaille dans les locaux de l’ANCB, il est cependant nécessaire de prévoir du matériel et équipement pour lui permettre de travailler. A cet effet, il est acquis du matériel informatique et des mobiliers de bureau pour les cadres. Les fournitures de bureau sont achetées tous les trois mois de manière à éviter d’avoir beaucoup de fournitures en stock. Un véhicule est acheté pour faciliter les déplacements et les missions à l’intérieur du pays. Toutefois, certaines missions font l’objet de location de véhicules lorsqu’il y a des activités parallèles ou simultanées dans plusieurs communes. Pour toute acquisition ou location, l’ANCB procède par demande de cotation lorsque les montants n’excèdent pas 10 millions FCFA.
Etant donné que le présent projet est une contribution à la mise en œuvre du PADT, l’équipe du projet travaillera en synergie avec les autres entités de mise en œuvre du PADT à savoir l’Assistance Technique Internationale, la Régie, l’Unité Technique de suivi du FED et la Délégation de l’Union Européenne. L’équipe de l’ANCB est régulièrement présente aux différentes rencontres de concertation ou de validation qui se tiennent dans le cadre plus global du PADT. La planification annuelle des activités du projet est partagée avec l’ensemble des acteurs cités supra. En effet, au mois de janvier ou début février de chaque année, le Directeur exécutif de l’ANCB tient sa retraite interne d’où il sort avec le projet de PTA pour la nouvelle année. La planification y est faite pour l’ensemble des activités de l’Association afin de réaliser toutes les synergies possibles. Les activités du présent projet seront donc intégrées à la planification globale et seront diffusées auprès de l’ensemble des partenaires du projet. En addition, les termes de référence des études à réaliser sur le projet seront partagés avec tous les acteurs y compris le MDGL pour s’assurer qu’il n’est pas réalisé de doublons. De même, les résultats des études sont validés avec la participation des acteurs de mise en œuvre du PADT. En interne, les différents moments de planification (réunion hebdo, retraites internes, rencontres trimestrielles) sont des moments pour réaliser les synergies nécessaires entre le PAACOL qui est financé grâce à une contribution de l’UE et la présente action qui développe des activités en certains points semblables à celles du PAACOL.
Pour ce qui concerne la visibilité de l’action et du partenaire, tout résultat obtenu dans le cadre du projet (document) ou financé grâce aux ressources du projet porte le logo de l’UE avec la mention indiquant que l’activité a été réalisée avec la contribution de l’UE. Par ailleurs, les contrats avec les organes de presse permettent de communiquer sur le projet et d’assurer ainsi la visibilité de l’ensemble des acteurs notamment de l’Union Européenne. Finalement, il est prévu la relecture de la stratégie de communication de l’ANCB pour y introduire des activités liées au présent projet.
